REUNIONES DE TRABAJO
¿Alguna vez has salido de una reunión igual que has entrado? ¿el tema de conversación acaba derivando en cualquier otro tema diferente del inicial? ¿para qué hacemos esta reunión? Estas son algunas de las preguntas que todos nos hemos hecho en algún momento, con la sensación de perder el tiempo y todavía mucho trabajo por hacer. Por este motivo, y después de muchas reuniones fallidas, desde Zatec como empresa de inyección de plásticos técnicos, os contamos nuestro punto de vista para optimizar una buena reunión de trabajo.
Evidentemente hay muchos tipos de reuniones, bien sean informativas, de revisión de indicadores y objetivos para cada departamento, o simplemente repaso de la evolución de un nuevo molde o proyecto. No obstante, desde nuestra modesta experiencia hay varios puntos clave a considerar en cada una de las reuniones que deben seguirse a pies juntillas para que la reunión sea óptima, definiendo previamente su objetivo.
Puntos Clave
- Convocante y responsable de la reunión,
Está será la persona encargada de llevar la batuta y moderar la conversación, controlando el tiempo asignado y evitando que la gente se desvíe del objetivo marcado.
- Plan de la reunión con los puntos a tratar
Planificar los diferentes puntos a comentar, definiendo responsables si los hubiera.
Asignar un tiempo a cada uno de estos puntos.
- Objetivo de la reunión
¿Para qué se hace la reunión? Desde analizar un problema para buscar su causa raíz mediante el típico 8D, hasta repasar el estado de un nuevo proyecto de piezas de inyección de plástico y sus moldes, con la situación de cada una de las tareas, pasando por algo meramente informativo. Sea lo que sea, hay dejarlo claro previamente. Esto ayudará a no perder la perspectiva del por qué estamos ahí.
- Levantar acta de los hablado y acciones acordadas
Muy necesario si hay que revisar un plan de acciones acordado con sus responsables. Será el punto de partida para la siguiente reunión.
Por otro lado, y respecto a metodologías para un reunión eficaz, las hay muy diversas y diferentes, no obstante y en nuestro caso, recomendamos emplear para las reuniones periódicas de seguimiento la metodología SCRUM. ¿En qué consiste?
Método SCRUM
Básicamente y de manera simple y resumida, es plantear las 3 preguntas siguientes al responsable del proceso :
- ¿Qué has hecho desde la última reunión?
- ¿Qué vas hacer para llegar al cumplir tu tarea?
- ¿Qué problemas tienes que impidan lograr el objetivo?
Por experiencia, lo breve si bueno dos veces bueno. Por ello, hay que delimitar el tiempo de reunión máximo, que bien podría ser de entre 15 y 25 minutos como muchísimo. Es vital agilizar y dinamizar la conversación para pasar al plan acción.
Por supuesto, esto es más fácil decirlo que hacerlo, sobre todo cuando se juntan muchas personas. Como todo en la vida, se trata de practicar y practicar siguiendo estos sencillos y lógicos pasos para ir optimizando reuniones que en ocasiones se eternizan y se convierten en ladrones de tiempo, más que una herramienta útil.
